ホール予約の記 2017/02/01 (Wed)

演奏会実施のために欠かせない、ホール予約の顛末について書いてみたいと思います。

霞ヶ関フィルは2年に3回を基本のスケジュールとして定期演奏会を行っていますが、特定の市や区についた団体ではなく、拠点と言えるホールはありませんから、公立のホールで行われる抽選に参加しています。それ以外に、ネットで抽選に申し込めたり、電話で先着順で申し込めたりするホールも少数ながらあります。

まずは事前準備。
例年対象にしているホールについて、来年2月のための申し込みや抽選会実施要領を手分けして確認します。ネットに情報がありますが、詳細については電話で質問することも。まれに、改修中で申し込み自体が不可能という場合もあります。
その上で、1日午前の抽選会でだめなら(かつ、タイミングが合えば）同日10時に電話申し込みのホール、だめなら同日午後に抽選会が行われる別のホール、そこもだめなら次はネット抽選で結果が出る別のホール、そこもだめなら第4営業日に抽選会が行われる別のホール、というふうに、全体の流れを想定。それでもだめなら3月に再挑戦となります。
並行して、申し込みに際して記入すべき内容を参加者に渡せるように準備します。
そして、抽選会のためにホールに出向くことが可能な団員を募るわけですが、今年2月のカレンダーだと平日の実施となるため、勤め人にとってはなかなか難しい・・・。でも、手を挙げてくれた人、結果的にだめだったけれど参加を真面目に検討してくれた人がいました。

ここからは投稿者個人の話ですが、このたびはじめて、1日の午前の抽選に参加してきました。
8時半から9時の間に抽選会場に入ります。到着順は関係ないと聞いていたのでのんびり行ってみると、整理番号は50人中の49番。抽選に参加できるのは1団体から1人ですが、応援のために一緒に来ている人たちもいるようで、賑わっています。
9時に抽選会が開始され、まずは係の方によるあいさつと説明があり、「みなさま、ご希望の日が取れてお帰りになれますようお祈りしております」とのお言葉。そのあと箱の中に入った番号札をひとりひとり整理番号の順に引いていきます。みなさんに向かって「30何番とか40何番を引いて・・・」と念じ、出た番号が読み上げられるのを聞きながら48人分待ちます。
ついに自分の番が来て、残り2枚のうちの1枚を引いたところ、7番！
引いた番号順に希望のコマの申し込みを行うことになるので、うしろのほうの番号を引いたところであきらめて退場する方々も。

7番というのは微妙です。ホワイトボード上に示された空き状況によれば、（おそらく区の行事などで）先に埋まっているコマもあり、土日祝の大ホールが午前午後空いている日はわずか。「どうか、1番から6番の人たちが小ホールとか平日の大ホール希望でありますように・・・」と念じながら待ちます。
できることなら建国記念日の連休で追加練習を入れられたらいいだろうと思っていたので、狙っていたのは後半の土日。できれば土曜日。1718の土日はすでにふさがっています。
ひとりひとりの申し込みは係の方と1対1で行われ、付帯設備の相談なども入る場合があるため、さほど速やかに進むわけではありません。この間にも係の方が「いつの申し込みが終わりました」とその都度告知してくれ、ホワイトボード上の表でもコマが埋められて行きます。
そして、前の人は24の夜と25午前午後の大ホールを予約・・・。
ということで、24日土曜日の午前午後を予約することができました！

予約に至るまでも複数の団員の関与がありましたが、あとは、会計係さんが支払を、演奏会係さんが本番までの段取りをしてくれることになります。
第18回定期演奏会の曲目決定は、これからです。決定次第このウェブサイト上にて、そして、5月の第17回定期演奏会のプログラム上にてお知らせすることになると思いますので、どうぞお楽しみに。